VENUE MANAGEMENT: PEMILIHAN, SITE PLAN, DAN KONTRAK VENUE

Venue menentukan separuh kualitas event dan sebagian besar biayanya. Topik ini membahas cara menilai venue, menyusun site plan dan layout, serta hal yang harus ada dalam kontrak venue.

Acuan kurikulum : Knowledge 9
Fase            : 3. Produksi
Jadwal          : Minggu 10
Kuis            : lulus (terbaik 3 dari 3)
Status topik    : selesai

ACUAN

Unit kompetensi AQF (SIT50322):
  • SITEEVT025 Select event venues and sites
      https://training.gov.au/training/details/SITEEVT025
Modul kampus pembanding:
  • Venue Management, University of Surrey (Inggris), BSc (Hons) International Event Management (entri 2027)
      https://www.surrey.ac.uk/undergraduate/international-event-management
  • Facilities Planning for Hospitality, Tourism and Events, Edinburgh Napier University, BA (Hons) International Festival & Event Management (halaman program 2026, modul indikatif)
      https://www.napier.ac.uk/courses/ba-hons-international-festival--event-management-undergraduate-fulltime

INTI MATERI

  1. Spesifikasi venue disusun dari rencana event: kapasitas (duduk vs berdiri), tinggi plafon untuk rigging, daya listrik, akses loading, parkir, waktu akses, dan aturan vendor luar.
  2. Survei venue memakai checklist tetap dan diambil fotonya: titik listrik, pintu darurat, jalur kabel, area vendor, toilet, dan area tunggu pengantin atau pembicara.
  3. Site plan atau floor plan berskala menunjukkan panggung, meja, jalur evakuasi, posisi FOH (sound), dan alur tamu. Kirim ke semua vendor sebelum loading.
  4. Kontrak venue memuat: jam akses dan bongkar, biaya lembur, deposit kerusakan, vendor wajib (catering, sound), kebijakan pembatalan, dan siapa PIC venue di hari H.
  5. Venue outdoor menambah kebutuhan: tenda, lantai, genset, toilet portabel, dan rencana cuaca (wet weather plan).
  6. Bandingkan minimal dua venue dengan tabel yang sama supaya keputusan berdasar spesifikasi, bukan kesan.

SUMBER

  • [Unit AQF] SITEEVT025 Select event venues and sites (PDF resmi training.gov.au)
      Asal: training.gov.au, Pemerintah Australia (SIT50322 Release 2), 2022 (badan pemerintah)
      Mencari dan memilih venue atau lokasi event: menganalisis rencana event untuk menentukan kebutuhan, menyusun spesifikasi seleksi, lalu menilai, memilih, dan mengontrak venue.
      https://training.gov.au/assets/SIT/SITEEVT025_R1.pdf
  • [Kampus] University of Surrey (Inggris): BSc (Hons) International Event Management
      Asal: University of Surrey (Inggris), entri 2027 (universitas terakreditasi)
      Modul acuan: Venue Management.
      https://www.surrey.ac.uk/undergraduate/international-event-management
  • [Kampus] Edinburgh Napier University: BA (Hons) International Festival & Event Management
      Asal: Edinburgh Napier University, halaman program 2026, modul indikatif (universitas terakreditasi)
      Modul acuan: Facilities Planning for Hospitality, Tourism and Events.
      https://www.napier.ac.uk/courses/ba-hons-international-festival--event-management-undergraduate-fulltime
  • [Panduan] HSE Event safety: Venue and site design
      Asal: Health and Safety Executive (HSE), Inggris, 2024 (diperbarui 12/10/2024) (badan pemerintah)
      Menilai kapasitas venue, kondisi tanah dan struktur, akses kendaraan dan pejalan kaki, serta menyusun site plan (struktur, fasilitas, pagar, pintu masuk dan keluar).
      https://www.hse.gov.uk/event-safety/venue-site-design.htm
  • [Kampus] University of Exeter Event Toolkit: Booking facilities
      Asal: University of Exeter, Marketing, Student Recruitment and Communications, 2026 (header HTTP Last-Modified 27 Jul 2026; syarat sewa ruang luar bertanggal 6 Des 2024) (universitas terakreditasi)
      Contoh alur memesan ruang, katering, peralatan audiovisual, parkir dan keamanan untuk event, termasuk rekomendasi venue dan perkiraan tarif delegasi.
      https://www.exeter.ac.uk/departments/communication/communications/events/toolkit/booking-facilities/
  • [Panduan] City of Sydney: Venue Hire Agreement (community venues, not staffed)
      Asal: City of Sydney (pemerintah kota, Australia), 2021 (metadata PDF Maret 2021) (badan pemerintah)
      Contoh nyata kontrak sewa venue dari pemerintah kota: syarat pemesanan, deposit, kewajiban penyewa, hak inspeksi, dan kondisi khusus.
      https://www.cityofsydney.nsw.gov.au/-/media/corporate/files/places-and-spaces/community-centres/conditions-of-hire/booking-confirmation-and-special-conditions-venues-unstaffed.pdf?download=true

KUIS (TANPA KUNCI JAWABAN)

  1. Klien ingin panggung dengan rigging truss untuk lighting. Spesifikasi venue mana yang wajib dicek lebih dulu?
     A. Warna dinding
     B. Tinggi plafon dan titik gantung
     C. Jumlah toilet
     D. Harga parkir

  2. Apa akibat paling umum jika jam akses venue tidak tertulis di kontrak?
     A. Venue lebih murah
     B. Biaya lembur atau waktu pemasangan yang terlalu pendek di hari H
     C. Tidak ada akibat
     D. Vendor lebih senang

  3. Mengapa floor plan harus dikirim ke semua vendor sebelum loading?
     A. Untuk memenuhi syarat venue
     B. Agar setiap vendor tahu posisi dan area kerja sehingga tidak saling menghalangi
     C. Supaya klien terkesan
     D. Karena vendor memintanya

EasyLearnn, Enter Event House. Dibuat Jum 9 Okt 2026.