EVENT REGISTRATION: PENDAFTARAN, TIKET, DAN CHECK-IN

Registrasi adalah kesan pertama tamu dan sumber data event. Topik ini membahas desain alur pendaftaran, pilihan sistem (formulir, tiket digital, QR), persiapan materi, dan pelaksanaan check-in di lokasi.

Acuan kurikulum : Knowledge 10
Fase            : 5. Komersial & Kreatif
Jadwal          : Minggu 20
Kuis            : lulus (terbaik 3 dari 3)
Status topik    : selesai

ACUAN

Unit kompetensi AQF (SIT50322):
  • SITEEVT021 Administer event registrations
      https://training.gov.au/training/details/SITEEVT021
Modul kampus pembanding:
  • HFT3443 Event Technology, UCF Rosen College (AS), BS Event Management (halaman program 2026)
      https://www.ucf.edu/degree/event-management-bs/
  • Digital Events Management, University of Surrey (Inggris), BSc (Hons) International Event Management (entri 2027)
      https://www.surrey.ac.uk/undergraduate/international-event-management

INTI MATERI

  1. Tentukan data yang benar-benar diperlukan dari peserta; formulir pendek meningkatkan penyelesaian pendaftaran.
  2. Sistem registrasi dipilih sesuai skala: spreadsheet dan formulir daring untuk acara kecil, platform tiket dengan QR untuk acara berbayar atau ribuan peserta.
  3. Konfirmasi otomatis berisi tanggal, lokasi, cara masuk, dan kode atau QR. Kirim pengingat H-3 dan H-1.
  4. Check-in di lokasi: jumlah meja sesuai laju kedatangan, jalur terpisah untuk yang sudah daftar, tamu VIP, dan pendaftaran di tempat; cadangan daftar cetak jika sistem mati.
  5. Kru registrasi dilatih untuk kasus umum: nama tidak ditemukan, tamu tambahan, pembayaran di tempat, dan cara eskalasi.
  6. Data kehadiran (jam datang, jumlah hadir vs daftar) dilaporkan setelah acara untuk evaluasi dan promosi berikutnya.

SUMBER

  • [Unit AQF] SITEEVT021 Administer event registrations (PDF resmi training.gov.au)
      Asal: training.gov.au, Pemerintah Australia (SIT50322 Release 2), 2022 (badan pemerintah)
      Memproses pendaftaran peserta event sampai selesai, menyiapkan materi registrasi, serta menyiapkan dan menjalankan registrasi di lokasi event.
      https://training.gov.au/assets/SIT/SITEEVT021_R1.pdf
  • [Kampus] UCF Rosen College (AS): BS Event Management
      Asal: UCF Rosen College (AS), halaman program 2026 (universitas terakreditasi)
      Modul acuan: HFT3443 Event Technology.
      https://www.ucf.edu/degree/event-management-bs/
  • [Kampus] University of Surrey (Inggris): BSc (Hons) International Event Management
      Asal: University of Surrey (Inggris), entri 2027 (universitas terakreditasi)
      Modul acuan: Digital Events Management.
      https://www.surrey.ac.uk/undergraduate/international-event-management
  • [Panduan] NSW Government (NSW Fair Trading): Ticket reselling
      Asal: NSW Government, NSW Fair Trading (Australia), 2024 (metadata halaman dateModified 09/12/2024) (badan pemerintah)
      Aturan tiket di NSW yang berguna saat menyusun syarat tiket: larangan menjual kembali tiket untuk mencari untung (hukum anti-scalping NSW sejak 1 Juni 2018), syarat iklan resale, standar informasi resale yang harus dicantumkan penyelenggara pada tiket dan iklan, penanganan event batal dan refund, sanksi, hak konsumen, bukti pembelian, dan cara komplain ke NSW Fair Trading.
      https://www.nsw.gov.au/legal-and-justice/consumer-rights-and-protection/services/ticket-reselling
  • [Panduan] NSW Government: Toolkit for Accessible and Inclusive Events
      Asal: NSW Government, Premier's Department (Australia), 2026 (edisi Juli 2026) (badan pemerintah)
      Checklist, simbol aksesibilitas, panduan bahasa inklusif, dan contoh formulir registrasi aksesibilitas agar pendaftaran dan check-in inklusif.
      https://www.nsw.gov.au/sites/default/files/2023-07/Toolkit-for-Accessible-and-Inclusive-Events.pdf
  • [Kampus] University of Exeter Event Toolkit: Eventbrite, event marketing and publicity
      Asal: University of Exeter, Marketing, Student Recruitment and Communications, 2024 (panduan Eventbrite tertanggal September 2024) (universitas terakreditasi)
      Memakai Eventbrite atau Microsoft Forms untuk registrasi peserta, memilih toko daring untuk tiket berbayar, dan menggabungkannya dengan promosi event; ada panduan Eventbrite yang bisa diunduh.
      https://www.exeter.ac.uk/departments/communication/communications/events/toolkit/eventbriteeventmarketingandpublicity/

KUIS (TANPA KUNCI JAWABAN)

  1. Mengapa formulir pendaftaran sebaiknya hanya meminta data yang benar-benar diperlukan?
     A. Supaya hemat kertas
     B. Karena formulir panjang menurunkan jumlah yang menyelesaikan pendaftaran dan menambah risiko data pribadi
     C. Karena aturan platform
     D. Tidak ada alasan

  2. Sistem registrasi mati saat check-in berlangsung. Persiapan apa yang menyelamatkan situasi?
     A. Meminta tamu menunggu
     B. Daftar cetak cadangan dan prosedur manual yang sudah dilatih ke kru
     C. Menutup registrasi
     D. Menghubungi vendor sistem

  3. Data apa dari registrasi yang paling berguna untuk evaluasi dan promosi berikutnya?
     A. Warna baju tamu
     B. Hadir vs daftar dan pola jam kedatangan
     C. Nomor kursi
     D. Jumlah kru

EasyLearnn, Enter Event House. Dibuat Jum 9 Okt 2026.