PROPOSAL DAN PERENCANAAN EVENT

Proposal adalah dokumen penjualan sekaligus rencana kerja awal. Yang baik menjawab kebutuhan klien dengan konsep, rencana, dan harga yang bisa dipertanggungjawabkan, lalu berkembang menjadi event plan setelah disetujui.

Acuan kurikulum : Knowledge 2
Fase            : 1. Fondasi
Jadwal          : Minggu 3
Kuis            : lulus (terbaik 3 dari 3)
Status topik    : selesai

ACUAN

Unit kompetensi AQF (SIT50322):
  • SITXMPR016 Prepare and present proposals (unit inti)
      https://training.gov.au/training/details/SITXMPR016
Modul kampus pembanding:
  • The UG Live Event Project (Event Planning & Marketing), University of Surrey (Inggris), BSc (Hons) International Event Management (entri 2027)
      https://www.surrey.ac.uk/undergraduate/international-event-management
  • Event Management, Edinburgh Napier University, BA (Hons) International Festival & Event Management (halaman program 2026, modul indikatif)
      https://www.napier.ac.uk/courses/ba-hons-international-festival--event-management-undergraduate-fulltime

INTI MATERI

  1. Proposal dimulai dari brief klien: tujuan, tanggal, jumlah tamu, anggaran, dan hal yang tidak boleh terjadi. Tanpa brief tertulis, proposal menebak.
  2. Struktur proposal: pemahaman kebutuhan, konsep dan tema, rencana acara (rundown garis besar), lingkup pekerjaan, tim, portofolio, harga dan syarat pembayaran, jadwal keputusan.
  3. Lingkup pekerjaan (scope of work) menyebut apa yang termasuk dan yang tidak termasuk. Bagian 'tidak termasuk' mencegah perselisihan.
  4. Event plan setelah proposal disetujui memuat: tujuan terukur, timeline, anggaran rinci, daftar vendor, layout, rundown, rencana risiko, dan rencana komunikasi.
  5. Harga di proposal disusun dari anggaran (bukan sebaliknya), dengan margin dan cadangan yang jelas untuk internal.
  6. Proposal dikirim dengan tenggat berlaku (validity) supaya harga vendor yang berubah tidak merugikan.

SUMBER

  • [Unit AQF] SITXMPR016 Prepare and present proposals (PDF resmi training.gov.au)
      Asal: training.gov.au, Pemerintah Australia (SIT50322 Release 2), 2022 (badan pemerintah)
      Menyiapkan dan mempresentasikan tender, proposal, atau penawaran dengan menganalisis kebutuhan klien dan kemampuan organisasi untuk memenuhinya.
      https://training.gov.au/assets/SIT/SITXMPR016_R1.pdf
  • [Kampus] University of Surrey (Inggris): BSc (Hons) International Event Management
      Asal: University of Surrey (Inggris), entri 2027 (universitas terakreditasi)
      Modul acuan: The UG Live Event Project (Event Planning & Marketing).
      https://www.surrey.ac.uk/undergraduate/international-event-management
  • [Kampus] Edinburgh Napier University: BA (Hons) International Festival & Event Management
      Asal: Edinburgh Napier University, halaman program 2026, modul indikatif (universitas terakreditasi)
      Modul acuan: Event Management.
      https://www.napier.ac.uk/courses/ba-hons-international-festival--event-management-undergraduate-fulltime
  • [Panduan] HSE Event safety: Getting started
      Asal: Health and Safety Executive (HSE), Inggris, 2024 (diperbarui 11/10/2024) (badan pemerintah)
      Panduan resmi HSE Inggris tentang langkah awal merencanakan event: struktur tanggung jawab, rencana keselamatan, memilih kontraktor, koordinasi dengan venue dan layanan darurat, plus checklist perencanaan.
      https://www.hse.gov.uk/event-safety/getting-started.htm
  • [Kampus] University of Exeter Event Toolkit: Planning an event
      Asal: University of Exeter, Marketing, Student Recruitment and Communications, 2026 (header HTTP Last-Modified 22 Jul 2026) (universitas terakreditasi)
      Toolkit universitas berisi tahapan perencanaan event dari tujuan, anggaran, timeline sampai checklist, template agenda dan formulir pembicara, serta panduan aksesibilitas.
      https://www.exeter.ac.uk/departments/communication/communications/events/toolkit/planning-event/
  • [Panduan] Thurrock Council: Event Management Plan (EMP) template
      Asal: Thurrock Council (pemerintah daerah, Inggris), 2022 (metadata PDF April 2022) (badan pemerintah)
      Template EMP 30 halaman dari pemerintah daerah Inggris dengan catatan panduan tiap bagian, untuk event kecil di bawah 500 orang sampai festival di atas 10.000 orang, termasuk tenggat pengajuan ke Safety Advisory Group.
      https://www.thurrock.gov.uk/sites/default/files/assets/documents/event-management-plan-v01.pdf

KUIS (TANPA KUNCI JAWABAN)

  1. Apa yang harus ada sebelum kamu mulai menulis proposal?
     A. Daftar vendor favorit
     B. Brief klien tertulis: tujuan, tanggal, tamu, anggaran, batasan
     C. Template desain yang bagus
     D. Harga kompetitor

  2. Mengapa bagian 'tidak termasuk' penting dalam lingkup pekerjaan?
     A. Supaya proposal lebih panjang
     B. Untuk mencegah klien mengira sesuatu sudah termasuk padahal belum dianggarkan
     C. Karena aturan asosiasi
     D. Agar bisa menaikkan harga nanti

  3. Urutan yang benar saat menentukan harga di proposal?
     A. Tentukan harga pasar dulu, lalu sesuaikan anggaran
     B. Susun anggaran rinci, tambah margin dan cadangan, baru tetapkan harga
     C. Ikuti harga event sebelumnya
     D. Tanyakan klien mau bayar berapa

EasyLearnn, Enter Event House. Dibuat Jum 9 Okt 2026.